Zeiterfassung per WhatsApp: So erfüllst du die EuGH-Pflicht ohne Mitarbeiter-Frust
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Von Handwerkern für Handwerker.
Baudoku, Einsatzplanung & Zeiterfassung per WhatsApp-KI.
Für
Dein Mitarbeiter schickt Rapporte, Zeiten, Fotos und Material per WhatsApp. Die KI erstellt daraus fertige Berichte im Dashboard – und beantwortet Fragen zu Terminen, Kunden, Projekten und alten Aufträgen direkt im Chat.
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Keine neue App für dein Team. Keine Schulung. Jederzeit kündbar.
MeinBüromeister
online
0:12
Auftrag bei Fam. Huber erledigt. 1,5 Std. Arbeitszeit, Material verbaut, Foto anbei.
foto.jpg
Bericht und Foto sind im Dashboard gespeichert. To-do fürs Büro wurde angelegt.
Was wurde beim letzten Auftrag bei Huber gemacht?
Letzter Bericht: 1,5 Std., Material erfasst, Foto gespeichert. Soll ich dir das PDF schicken?
app.meinbueromeister.de
MeinBüromeister
Einsatzbericht
#247
#247
Rapport
Kunde:
Fam. Huber
Arbeitszeit:
1.5 Std
Material:
3× Dichtung
Leistung:
Auftrag erledigt
DSGVO-konform entwickelt
Hosting in Deutschland
Aus der Praxis fürs Handwerk
5.0 / 5 Sterne bei Handwerkern
Nicht nur Berichte rein.
Auch Antworten raus.
Dein Mitarbeiter schickt Rapporte, Zeiten, Fotos und Material per WhatsApp ins Dashboard. Die KI greift auf dieses Wissen zu und beantwortet Fragen zu Terminen, Kunden, Projekten und alten Aufträgen direkt im Chat.
Zeiten & Material erfassen
Rapporte einfach per Sprache oder Text senden.
MeinBüromeister
online
Heute
0:15
Kunde Huber, Kommission 247. Heute 8–12 Uhr vor Ort. 3 Dichtungen verbaut. Foto anbei.“
Rapport gespeichert: Huber, Kom. 247, 4 Std., 3× Dichtung. Foto liegt im Dashboard.
Fotos & Aufgaben ans Büro
Bilder, Hinweise und To-dos landen beim richtigen Auftrag.
MeinBüromeister
online
Heute
Foto vom Schrank Meier hochgeladen. Griffleisten fehlen noch, bitte nachbestellen.
heizung.jpg
Foto gespeichert: Auftrag Meier. To-do fürs Büro angelegt: Griffleisten nachbestellen.
Wissen per Chat abrufen
Dein Team fragt nach Terminen, Kunden oder alten Aufträgen.
MeinBüromeister
online
Heute
0:08
Welche Oberfläche war bei Meier freigegeben?
Freigegeben: Eiche natur, matt lackiert. Notiz liegt im Projekt
In Echtzeit: Sieh, wie WhatsApp und Büro zusammenarbeiten.
Dein Mitarbeiter schickt eine Nachricht per WhatsApp. Die KI erstellt daraus einen Bericht im Dashboard – und kann später Fragen daraus beantworten.
Backoffice automatisieren. Ohne Einarbeitung.
Ohne MeinBüromeister
Freitagabends Berichte abtippen
Vergessenes Material kostet Umsatz
Zettelchaos bei Planung und Dokumentation
Ständige Anrufe: „Was wurde beim Kunden gemacht?“
Mit MeinBüromeister
Berichte direkt nach dem Einsatz im Büro
Zeiten und Material per Sprache erfasst
Aufgaben aus dem Büro direkt aufs Handy
Die KI beantwortet Fragen zu Kunden, Projekten und Aufträgen
Ein System, das in
beide Richtungen arbeitet.
1. Von der Baustelle ins Büro
Egal in welcher Sprache: Dein Mitarbeiter sendet Rapporte, Zeiten, Fotos, Material und Hinweise per WhatsApp. Die KI erkennt die wichtigsten Angaben und erstellt daraus strukturierte Berichte im Dashboard.
2. Vom Büro zurück zum Mitarbeiter
Das Büro in der Hosentasche: Dein Mitarbeiter fragt per WhatsApp nach Terminen, Kundeninfos, Projektdetails oder alten Aufträgen. Die KI schaut im Dashboard nach und antwortet direkt im Chat.
Die Magie in Aktion:
Ein System, das mitdenkt.
Alles, was dein Mitarbeiter per WhatsApp sendet, landet strukturiert im Dashboard. Und alles, was im Dashboard liegt, kann die KI direkt im Chat beantworten.
Beim Mitarbeiter
MeinBüromeister
online
0:23
Rohr bei Riedel repariert. 1,5 Std, 3 Dichtungen, Heizung tropft noch leicht – Angebot bitte.
baustelle.jpg
Bericht #247 ist gespeichert. To-do fürs Büro: Angebot für tropfende Heizung erstellen.
Was brauche ich morgen für Riedel?
Standard-Wartungsset und Spezialfilter X3 mitnehmen. Notiz aus dem Büro.
Im Büro-Dashboard
app.meinbueromeister.de
MeinBüromeister
Einsatzbericht #247
Neu
Kunde:
Fam. Riedel, Lindenstraße
Arbeitszeit:
1.5 Stunden
Material:
3× Dichtung
Leistung:
Rohrreparatur durchgeführt.
Baustellen-Foto.jpg
142 KB
To-Do: Angebot für tropfende Heizung erstellen
Was bringt dir das im Alltag?
Zeit sparen
Weniger Tippen, weniger Nachtelefonieren, weniger Zettelchaos im Büro.
Umsatz sichern
Zeiten, Material und Zusatzwünsche werden sofort erfasst – statt später vergessen.
Wissen abrufen
Deine Mitarbeiter fragen per WhatsApp nach Terminen, Kunden und alten Aufträgen. Die KI antwortet aus dem Dashboard.
Dein neues Kommandozentrum im Büro.
Schluss mit Kommunikations-Chaos zwischen Büro, Mitarbeiter vor Ort und Kunden. Alles landet strukturiert im Dashboard – bereit zum Prüfen, Exportieren und Wiederfinden.
KI-Posteingang: Alle WhatsApp-Nachrichten landen vorbereitet im Büro.
Digitale Kundenakte: Berichte, Fotos, Material, Notizen und Dateien werden dem richtigen Kunden oder Auftrag zugeordnet.
Volle Kontrolle: Zeiten, Material und Texte prüfen, anpassen und freigeben.
1-Klick Export: Saubere PDFs für Kunden, Dokumentation oder Rechnungsvorbereitung erstellen.
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Heutige Berichte
3 Einträge
Rapport
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MeinBüromeister sammelt die Daten dort, wo sie entstehen – per WhatsApp.
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Dein digitaler Werkzeugkasten.
KI-Rapporte
Rapporte per Sprache oder Text erfassen – direkt in WhatsApp.
Zeiten, Leistung und Material automatisch erkannt
Fehlende Angaben werden nachgefragt
Fertig fürs Büro und die Rechnung
Smarte Einsatzplanung
Aufträge aus dem Dashboard direkt an Monteure schicken.
Termine und Aufgaben per WhatsApp senden
Änderungen sofort an die richtige Person
Rückfragen ohne Telefonchaos klären
Foto- & Projektdoku
Fotos, Mängel und Fortschritt direkt dem Auftrag zuordnen.
Bilder einfach im Chat hochladen
Automatisch beim Kunden/Auftrag gespeichert
Später für Nachweise und Rückfragen verfügbar
Zeiterfassung
Arbeitszeiten per WhatsApp diktieren.
Ein Wort genügt zum Stempeln.
Automatische Stundenliste.
Weniger vergessene oder falsche Zeiten
KI-Wissenschat
Fragen stellen statt im Büro anrufen.
„Was steht morgen an?“
„Was wurde letztes Jahr bei Meier gemacht?“
„Welches Material brauche ich?“
Material & Zusatzwünsche
Material und Zusatzwünsche sofort festhalten.
Fehlendes Material per Sprache melden
Kundenwünsche direkt als To-do speichern
Nichts geht bis zur Rechnung verloren
Ist MeinBüromeister das Richtige für dich?
Perfekt für...
Kleine bis mittlere Handwerksbetriebe
Handwerker, die WhatsApp ohnehin nutzen
Betriebe mit Büro und Mitarbeitern vor Ort
SHK, Elektro, Schreiner, Dachdecker, Maler, GaLaBau, Hausmeisterservice und Montage-Teams
Nicht geeignet für...
Betriebe ohne mobile Arbeit oder Kundentermine
Betriebe, die komplett auf Papier bleiben wollen
Unternehmen, die bereits ein komplexes ERP vollständig nutzen und keine WhatsApp-Kommunikation möchten
Daniel, Gründer
Aus der Praxis. Für die Praxis.
Daniel Schuster ist Schreinermeister, Gründer von Danthree Studio und stammt aus einer Schreinerfamilie mit über 100 Jahren Handwerkstradition. MeinBüromeister entstand aus echtem Handwerksalltag: Büro, Baustelle, Werkstatt, Rückfragen und Zettelchaos.
Damit dein Team weiter per WhatsApp arbeitet – und im Büro trotzdem alles sauber ankommt: weniger Rückfragen, weniger vergessene Infos und weniger Umsatz, der liegen bleibt.
Handwerksbetriebe, die sich wieder aufs Handwerk konzentrieren.
“Früher saß ich sonntags am Schreibtisch. Heute ist die Doku schon auf der Baustelle erledigt. Das hält mir den Rücken frei für echte Kundenprojekte und bringt extrem viel Ruhe in den Betrieb.”
Jürgen B.
SHK-Meister
“Jede Schraube und jede Minute wird jetzt erfasst. Wir haben spürbar mehr Umsatz pro Baustelle, weil nichts mehr vergessen wird. Eine absolute Erleichterung für die Buchhaltung.”
Sandra K.
Büroleiterin, Elektrotechnik
“Meine Monteure lieben es. Kein Tippen am Tablet, keine Schulung. Sie sprechen einfach rein und können sich wieder auf ihre echte, wertschöpfende Arbeit auf der Baustelle konzentrieren.”
Thomas M.
Schreinermeister
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Wenn es mal klemmt, landest du in keinem anonymen Callcenter. Schreib uns einfach dein Anliegen und unser Team kümmert sich persönlich darum – ohne Fachchinesisch.
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Noch unsicher?
Brauchen meine Mitarbeiter ein Firmenhandy oder eine App?
Nein! 100% über WhatsApp. Keine App-Downloads nötig.
Worauf kann die KI antworten?
Die KI kann auf Informationen zugreifen, die im Dashboard gespeichert sind: Termine, Kunden, Aufträge, Berichte, Fotos, Material und Notizen. So kann dein Team per WhatsApp nach alten Einsätzen, kommenden Terminen oder Kundendetails fragen.
Kann die KI falsche Antworten geben?
Die KI nutzt nur die Daten, die im Dashboard vorhanden sind. Bei unsicheren Angaben fragt sie nach oder verweist ans Büro.
Versteht die KI auch Baustellenlärm, Dialekt und Fremdsprachen?
Ja! Egal ob Flex-Lärm, starker Dialekt oder gesprochene Fremdsprachen – die KI filtert die Fakten heraus und übersetzt alles vollautomatisch in Deutsch fürs Büro.
Werden meine Kundendaten zum Training der KI genutzt?
Nein. Wir nutzen geschlossene, DSGVO-konforme B2B-Schnittstellen (APIs). Ihre Daten werden zu 0 % für das Training von KI-Modellen verwendet.
Ist das DSGVO-konform?
Ja! Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet und gespeichert. Wir sind 100% DSGVO-konform.
Was passiert nach den 7 Tagen und wie sind die Kündigungsfristen?
Die 7-Tage-Testphase ist absolut risikofrei. Danach können Sie Ihr Abo jederzeit flexibel monatlich oder jährlich mit einem einzigen Klick im Dashboard kündigen.
Schreibt das Tool meine finalen Rechnungen?
Nein. Wir bereiten die perfekten Leistungstexte vor, die du mit einem Klick in dein Programm (Lexware, OSD) kopierst. Das garantiert Rechtssicherheit.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Unter 2 Minuten. QR-Code in der Email scannen und sofort den ersten Sprachbericht senden.
Wissen für die Baustelle.
Praxis-Tipps: Wie du dir nervige Büroarbeit sparst und keinen Cent mehr auf der Baustelle verschenkst.
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